De noodzakelijke ondersteuning van de aanwezige woonassistent
Nadat de Vlaamse overheid de beslissing nam om de bouw en exploitatie van serviceflats / assistentiewoningen
niet langer te koppelen aan een opgelegde programmatie, rijzen de complexen in snel tempo uit de grond. Heel wat
projectontwikkelaars, investeerders en exploitanten weten dat een dergelijke voorziening opstarten én uitbaten
niet vanzelfsprekend is. De woonassistent speelt hierin een bewezen en cruciale rol. Toch wordt deze persoon,
vaak iemand met ervaring in zorg, plots geconfronteerd met taken waar hij of zij niet meteen in is onderlegd, denk
maar aan: woonbeheer, verhuurpromotie, het regelen van contracten, het oplossen van defecten, het aansturen van
onderaannemers,… ‘Digitale woonassistent’ is een nieuwe service die de aanwezige woonassistenten ondersteunt,
zodat ze opnieuw die taken kunnen uitvoeren die moeten bijdragen tot het ultieme doel: het creëren van een warme, veilige community waar ouderen zorgeloos kunnen wonen en leven.
Dit complexe takenpakket zorgt er in de praktijk voor dat de woonassistent, van wie verwacht wordt dat hij of zij continu bereikbaar én zichtbaar is, de voorziening continu moet doorkruisen om het geheel correct draaiende te houden en te optimaliseren. De nieuwe dienst “Digitale woonassistent” is ontstaan uit de praktijk. Marc Driessen en zijn collega verpleegkundigen Stijn Leirs en Toon Van Wuytswinkel, zochten immers naar een tool die hen kon toelaten om zichzelf en hun collega woonassistenten bij te staan in de dagelijkse werking.
Stijn Leirs: “Digitale woonassistent is meer dan een softwarepakket, het is een innovatief digitaal secretariaat dat gespecialiseerd is in woonbeheer, zorgbeheer en verhuurpromotie op maat. Standaard zijn we 40u per week (9u – 17u) beschikbaar voor de klant (bewoner, verhuurder, …) en dit is optioneel uit te breiden tot een 24u/24 en 7d/7 contactcenter. Zowel onze medewerker die het contactcenter bemand als de klant (woonassistent) maken beiden gebruik van de door ons ontwikkelde software. Ze kunnen contact opnemen met elkaar via telefoon, chat of email. Ook beeldbellen is mogelijk via afspraak.”
De dienst richt zich op serviceflats / assistentiewoningen, maar ook op voorzieningen voor mensen met een beperking, appartementsgebouwen en individuele woningen. In appartementsgebouwen ondersteunt ‘Digitale woonassistent’ de syndicus door middel van het contactcenter op dagen of uren dat zij niet direct bereikbaar zijn. Klachten of vragen van bewoners / eigenaars worden dan meteen gekanaliseerd en overzichtelijk gepresenteerd.
Kostenreductie
‘Digitale woonassistent’ wordt niet aangewend ter vervanging van een bestaande woonassistent, ze werken intensief samen. Toch levert werken met ‘Digitale woonassistent’ heel wat voordelen op, behalve het uitrollen van een transparant kwaliteitsbeleid, zorgt de oplossing ook voor een echte kostenreductie en boekt de aanwezige woonassistent een reële tijdswinst. Dit doordat de medewerkers van ‘Digitale woonassistent’ meerdere projecten kunnen managen in samenwerking met de fysieke woonassistent / beheersinstantie. De woonassistent krijgt hierdoor meer tijd voor de bewoners van het project.
“De fysieke woonassistent kan via een tablet waarop onze software draait dagelijks zijn of haar taken consulteren en afvinken. De tablet bevat ook een verhuurtool die de woonassistent kan gebruiken tijdens of na een rondleiding,” aldus Marc Driesen.
Continue communicatieflow
Vroeger werden deze rondleidingen uitgevoerd, maar ontbrak de opvolging na de rondleiding. Heel vaak is er ook een eigenaar van de flat of een ontwikkelaar betrokken, die natuurlijk wil weten hoe het staat met het al dan niet verhuren of verkopen van zijn pand. Met ‘Digitale woonassistent’ kan de woonassistent tijdens de rondleiding de plannen op de tablet tonen en doorsturen naar een potentiële bewoner en zijn familie. Daarnaast verstuurt het systeem automatisch op het einde van de maand een rapport naar de eigenaar of ontwikkelaar. Zo zijn ook zij meteen op de hoogte wie de flat bezocht heeft, in welke mate ze interesse hebben om de flat te betrekken,… De software maakt ook een analyse van welke assistentiewoningen het snelst verhuurd en/of verkocht worden. Hierdoor krijgt de ontwikkelaar meteen de juiste informatie om de verkoop en verhuur van de nog leegstaande flats zo snel mogelijk te laten verlopen.
Deze handige module voorziet naast de plattegrond van de flat, ook in een aantal (model)contracten en andere documenten die op basis van de reeds ingevoerde info over de bezoeker meteen de juiste gegevens bevatten. Het systeem geeft ook steeds een accurate staat van alle verhuur- en verkoopgegevens en herinnert de woonassistent om na een vastgelegde periode terug contact op te nemen met de potentiële kopers of huurders. Een dergelijke opvolging is immers cruciaal in een goed beheer van vrijstaande flats.
Noodzakelijke ondersteuning
Naast de aangehaalde voordelen voor de aanwezige woonassistent en de beheersorganisatie, zijn er ook ontegensprekelijke voordelen voor de bewoners van het complex. Zij kunnen genieten van een rechtstreeks en permanent aansprekingspunt alsook van een transparant opvolgingsprobleem na een melding of een klacht. Met de 24/24u noodcentrale genieten ze van gemoedsrust en weten ze dat de nodige hulp hen snel kan bereiken.
Woonassistenten krijgen immers dagelijks tientallen vragen over wonen en/of zorg. ‘Digitale woonassistent’ kanaliseert, registreert en structureert deze vragen. Bij een bepaalde vraag of probleem, geeft de software meteen weer wie er gecontacteerd moet worden. Zo hoeft de woonassistent niet zelf op zoek te gaan naar wie er bijvoorbeeld de eigenaar is van een bepaalde flat, wie de bewoner is (en zijn familie), welke toeleveranciers bepaalde problemen zouden kunnen oplossen,… Ook het opvolgingstraject van de vragen en klachten worden door het systeem duidelijk weergegeven.
Noodoproepcentrale
Naast een contactcenter voor de woonassistent, beschikt ‘Digitale woonassistent’ ook over een noodoproepcentrale met verpleegkundige permanentie. Het systeem is compatibel met alle op de markt aanwezige oproepsystemen. Oproepen verschijnen in het contactcenter op het scherm, de operator kan de oproepen dan ook verwelkomen in naam van de residentie waar de oudere verblijft. Afhankelijk van de situatie wordt vervolgens de juiste dienst of persoon verwittigd. De operator blijft aan de lijn met de oudere tot de opgeroepen hulp aanwezig is. Ook nu wordt alle belangrijke informatie ingebracht in het systeem zodat de woonassistent nadien een correct opvolgingstraject kan opstarten.
De software staat vandaag op punt, net zoals de servicedesk en noodoproepcentrale van ‘Digitale woonassistent’, maar interactie met andere pakketten en systemen is natuurlijk cruciaal.
“Momenteel wordt er gewerkt aan het mogelijk maken van datauitwisseling met bijvoorbeeld elektronische zorgdossiers zodat ook verpleegkundigen of gezinshulp die bepaalde zaken detecteren tijdens het uitvoeren van thuiszorg ook digitaal dergelijke zaken kunnen doorgeven aan de woonassistent,” aldus Toon Van Wuytswinkel.
